Dieser Dialog hat im Zusammenhang mit der Erstellung eines Datensatzes für die Stundenplanung der Schule keine Bedeutung und kann dort übergangen werden. Er dient der Planung eines Elternsprechabends und setzt einen fertigen Stundenplan voraus. Deshalb kann er auch erst nach dem Graphaufbau aufgerufen werden.
Der Dialog setzt eine Textdatei Schuelerliste.spm voraus. Jede Zeile dieser Datei wird als ein Schülername interpretiert. Solche Dateien lassen sich z. B. aus der Bayerischen ASV exportieren. Als sinnvoll erweisen sich folgende zwei Möglichkeiten:
Beim Einlesen dieser Datei ersetzt SPE alle Leerzeichen und Tabulatoren durch Unterstriche und generiert so eindeutige Schülerbezeichner (im 2. Fall etwa Nachname1_Vorname1_5a).
Der Dialog zeigt alle Schülerbezeichner in der linken Liste Schüler an. Die mittlere Liste enthält alle Klassen, diese werden dem regulären Stundenplan entnommen. Wird eine Klasse markiert, so erzeugt SPE alle möglichen Sprechstunden (bestehend aus Lehrer, Fach und unterrichteter Klasse/Klassenblock/Teilklasse) und füllt die Liste Sprechstunden damit. Nun können Sprechstunden erzeugt werden, indem ein Schüler und die gewünschten Lehrer-Fach-Kombinationen (eine oder mehrere) markiert werden. Die Schaltfläche Selektierte Fächer für Schüler speichern erzeugt die Sprechstunden. Wurden für den Schüler bereits vorher Sprechstunden eingetragen, so werden diese nach der Auswahl des Schülers automatisch markiert.
Gelegentlich kommt es vor, dass für Geschwisterkinder nur ein Sprechstundenwunsch realisiert werden soll. Dazu muss zunächst für beide Schüler einzeln je eine Sprechstunde bei der Lehrkraft erzeugt werden. Anschließend müssen beide Schüler gemeinsam markiert werden. Ist mehr als ein Schüler markiert, wird die Schaltfläche Markierte Schüler zusammenfassen aktiv. Mit ihr können die beiden Sprechstunden zusammengefasst werden. Sollten vorher keine Einzelsprechstunden angelegt worden sein, erfolgt eine entsprechende Meldung:
Ebenso erhält man eine Fehlermeldung, wenn mehr als zwei Schüler markiert wurden:
Schüler, deren Sprechstunden zusammengelegt wurden, erkennt man in der Schülerliste an einem vorangestellten Gleichheitszeichen. Im Beispiel sind dies der zweite und dritte Schüler in der Liste:
Für Schüler, deren Sprechstunden zusammengelegt wurden, können keine weiteren Sprechstunden angelegt werden. Der Versuch wird mit einer entsprechenden Meldung kommentiert, die es möglich macht, die Zusammenlegung wieder aufzuheben:
Nach dem Anlegen weiterer Sprechstunden können die Schüler wieder zusammengefasst werden.
Mit der Schaltfläche Datensatz erstellen erzeugt man den Datensatz. Dieser wird in einem Unterordner Elternsprechtag abgespeichert. Der Datensatz ist so aufgebaut, dass die Optimierung eine Sprechstundenverteilung bewirkt, bei der sich Sprechstunde und Hohlstunde jeweils abwechseln. Dadurch wird gewährleistet, dass die Eltern nach einer Sprechstunde genügend Zeit haben, den Raum des nächsten Lehrers zu erreichen. Die Lehrer haben natürlich nach Möglichkeit keine Hohlstunden. Gleichzeitig versucht die Optimierung, alle Sprechstunden möglichst früh zu platzieren, um Lehrern und Eltern ein möglichst frühes Ende des Elternabends zu sichern. Bei der Optimierung ist es wichtig, die Optimierungsdateien für Hohlstunden, Leistungsabweichungen und Fachschnitte wie folgt einzustellen:
| Hohlstunden |
HohlElt.spm |
| Leistungsabweichungen |
LeistElt.spm |
| Fachschnitte |
FSOptElt.spm |
Für Experten:
Dieser Dialog erzeugt einen neuen Datensatz im Unterordner Elternsprechtag mit folgenden Beschreibungsdateien: Fach.spm, Klasse.spm, Lehrer.spm, Zeit.spm, Unter.spm, FSOptElt.spm, HohlElt.spm, LeistElt.spm