Die Daten für die Kursphase der Oberstufe kommen aus zwei verschiedenen Quellen:

• ASV (Schulleitung):    Kurse mit Fach, Lehrkraft und Wochenstundenzahl
• WinQD (Oberstufenkoordinatoren):    Kurse mit Kursart (Fachkurs, W- oder P-Seminar) und beteiligten Schülern

Würde man den SPM-Datensatz lediglich aus den ASV-Daten erstellen, wäre dem Programm nicht bekannt, welche Schüler welche Kurse belegen. Damit wären folgende Funktionen nicht nutzbar:

• Automatische Vermeidung von Kollisionen (zwei Kurse eines Schülers dürfen nicht gleichzeitig stattfinden)
• Optimierung der Stundepläne von Oberstufenschülern
• Vermeidung der Vergabe zu kleiner Räume an große Kurse

Der hier beschriebene Dialog ermöglicht die Zuordnung der Kurse aus beiden Quellen und erstellt die für die oben beschriebenen Funktionen benötigten Beschreibungsdateien.

Um den Abgleich durchführen zu können, werden die Dateien Bericht11.txt und Bericht12.txt benötigt. Dazu wählt man in WinQD aus dem Menü Schüler den Punkt Druck von Jahrgangslisten aus. Im erscheinenden Dialogfenster wählt man nun zunächst z. B. die Option Kursdaten Jahrgangsstufe 11, markiert dann alle Schüler und lässt den Bericht in eine Datei schreiben (Diskettensymbol). Dadurch wird die Datei Bericht.txt bei der Standardinstallation in den Ordner WinSV\QD\ geschrieben. Der Name muss um die Jahrgangsstufe ergänzt werden (z. B. mit dem Explorer Dateinamen umbenennen), d. h. Bericht11.txt für die Kurswahlliste der Jahrgangsstufe 11, da sie ansonsten beim Export der Jahrgangsstufe 12 überschrieben würde. Analog exportiert man jetzt die Jahrgangsstufe 12 und benennt auch diese Datei um. Der Screeenshot zeigt einen Ausschnitt einer solchen Datei:

Die Zuordnung der Kurse aus beiden Dateien ist nicht trivial, da der einzige Anhaltspunkt der jeweilige Kursname ist. SPE führt nach Aufrufen des Menüs eine Vorsortierung nach folgenden Regeln durch:

• W-Seminare werden in ASV durch den Wert "WS" im Attribut "Bereich" gekennzeichnet. In der Berichtsdatei wird das W-Seminar eines Schülers immer als erster Kurs aufgeführt.
• P-Seminare werden in ASV durch den Wert "PS" im Attribut "Bereich" gekennzeichnet. In der Berichtsdatei wird das P-Seminar eines Schülers immer als erster Kurs der zweiten Zeile aufgeführt.
• In der Berichtsdatei tragen die Kursnamen häufig das Fach im Bezeichner (z. B. ist im Screenshot 1d14 ein Deutschkurs).
• Gibt es in einem Fach mehrere Kurse (z. B. 1d11 bis 1d14 in WinQD und 11Q1 bis 11Q4 in ASV), so werden die entsprechenden Nummern einander zugeordnet.
• Einige Fächer können verschiedene Namen haben (z. B. Ek/Geo, Bio/B, Ch/C).

Dennoch gelingt die Zuordnung nicht in allen Fächern zuverlässig. Es sind deshalb meistens noch Korrekturen durch den Anwender nötig.

Hierbei werden verschiedene Inkonsistenzen in den Daten erkannt:

• Wurden in ASV verschiedene Kurse unter dem gleichen Namen erfasst, so hängt SPE an diesen Namen beim zweiten Vorkommen ein A, beim dritten ein B, usw. an, um eine eindeutige Identifikation sicherzustellen. Es erfolgt eine entsprechende Meldung:
   
  Sehr häufig ist dieser Eintrag in ASV nicht beabsichtigt. Es empfiehlt sich eine Rückfrage bei der Schulleitung.
• SPE versucht die Jahrgangsstufe eines Kurses in ASV aus dem Bezeichner zu erschließen. Dazu werden die führenden Ziffern in der folgenden Weise ausgewertet:
  

  Beispiele	führende Ziffern	Jgst.
  1bio3, 11bio3	1, 11	Q11
  2bio3, 12bio3	2, 12	Q12

  Konnte auf diese Weise keine Zuordnung erreicht werden, liegt meistens ein jahrgangsstufenübergreifender Kurs vor. Diese beginnen häufig mit 5 (z. B. 5drg) oder ohne Ziffer (z. B. cho). Es erfolgt eine Nachfrage:
  
  Jahrgangsstufenübergreifende Kurse werden später bei der Erstellung des SPM-Datensatzes automatisch in eine Koppel aus zwei Teilen zerlegt: 5cho = 5cho1 5cho2. Den beiden Teilen werden anhand der Berichtsdateien die Schüler der Q11 bzw. Q12 zugeteilt. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass jahrgangsstufenübergreifende Kurse im Stundenplan beider Jahrgänge angezeigt werden. Formal wird der Unterricht in der Unter.spm in der Q11 verbucht.
  Wird obige Abfrage mit Nein beantwortet, erfragt SPE die korrekte Jahrgangsstufe:
  
   Die Antwort Nein sortiert den Kurs in der Q12 ein.
• Wurden bei einem Schüler keine Seminare eingetragen (also weder Leitfächer noch konkrete Kurse), so wird dieser nicht in die Berichtsdatei ausgespielt. Man erkennt das an der unterbrochenen Nummerierung:
  
  Im Screenshot fehlt der Schüler mit der Nummer 55. Meistens wurde hier versäumt, einem Schüler (der z. B. neu an die Schule gewechselt hat oder der nach nicht bestandener Abiturprüfung die Q12 wiederholt) Seminare einzutragen. Dies muss nachgeholt werden, da ansonsten der Schüler auch in seinen übrigen Kursen für die Kollisionsmatrix nicht berücksichtigt wird. Es erfolgt ein Hinweis:
  
  An der Titelzeile kann abgelesen werden, in welchem Jahrgang das Problem auftrat.
• Wurde bei einem Schüler im Bereich der Seminare oder der Fächer zwar eine Fachbelegung, nicht aber ein konkreter Kurs eingetragen, so steht in der Berichtsdatei ein doppeltes Fragezeichen: ??:
  
  Hier wurde für einen Schüler das Fach Französisch belegt, aber kein Kurs erfasst. In diesem Fall erfolgt eine Warnmeldung:
   
  Für Seminare sieht sie so aus:
   
  Der Datensatz ist trotz dieser Hinweise konsistent. Das Anzeigen weiterer Hinweise dieser Kategorien kann jeweils mit der Schaltfläche Nein verhindert werden.
• Kommen Schülernamen doppelt vor (auch jahrgangsübergreifend), so hängt SPE beim zweiten Vorkommen einen Unterstrich und die Ziffer 2 an, beim dritten die Ziffer 3, usw.:
  
  

Nach dem Abarbeiten der Hinweise öffnet sich das Dialogfenster:

In der oberen linken Ecke kann zwischen den Jahrgängen umgeschaltet werden. Der Übersichtlichkeit halber wird immer nur ein Jahrgang angezeigt. Die mittlere Liste zeigt die Fachkurse, die beiden rechten Listen die Seminare (oben P-, unten W-Seminare). In allen drei Listen findet man die Informationen aus ASV links vom Trennstrich (Kursbezeichner und in Klammern Fach und Lehrkraft), die aus WinQD rechts davon (nur der Kursbezeichner). Die linke Liste zeigt die Schüler im gerade markierten Kurs an.

Beim Abgleich der Kurse sind folgende Fälle typisch:

1. SPE konnte einem Kurs aus WinQD kein Äquivalent aus ASV zuordnen. Dieser Fall ist daran erkennbar, dass in der ASV-Spalte der Bezeichner mit einem Fragezeichen beginnt und Fach und Lehrkraft fehlen. Im Screenshot oben ist dies u. a. bei den G/Sk-Kursen der Fall (einer davon ist markiert), weil diese in WinQD mit 1gsk11 bis 1gsk14 bezeichnet werden, in ASV aber unter dem Fach G firmieren. Die Zuordnung kann in diesem Fall manuell nachgeholt werden: Man markiert einen der beiden Kurse (im rechten Bild z. B. Q1G13) und betätigt die Schaltfläche Kurs auswählen und ... . Dadurch wird der Kurs im mittleren Feld der letzten Zeile eingetragen. Anschließend markiert man den anderen Kurs und betätigt ... mit Markierung tauschen. Dadurch werden die ASV-Kurse ausgetauscht. Wenn dadurch eine Leerzeile entsteht (d. h. "?xx (-, -) |            "), so wird diese automatisch gelöscht. Idealerweise kann man mit diesem Verfahren eine korrekte Zuordnung erreichen.
2. Es gibt einen Kurs in ASV, der aber keine Entsprechung in WinQD hat. Solche Kurse kann man markieren und mit der Schaltfläche Kurs in ASV löschen aus der Liste entfernen. Der Kurs wird später dennoch in Unter.spm auftauchen, allerdings sind ihm dann keine Schüler zugeordnet.
3. Es gibt einen Kurs in WinQD, dem kein Kurs aus ASV zugeordnet werden kann. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:
• Der Kurs findet statt, wurde aber in ASV nicht erfasst. Dann kann er mit Hilfe der Schaltfläche Kurs in ASV einführen erzeugt werden. Dazu müssen Im Feld WoSt die Anzahl der Wochenstunden und rechts daneben zudem der Lehrer und das Fach angegeben werden. Solche Kurse werden nicht in STDPLAN.TXT übertragen, um die Eingabedaten nicht zu verändern. SPE übernimmt die Eingabe sofort in die Maske. Im Screenshot wären hier u. a. die beiden P-Seminare PS_1P8 und PS_1P9 betroffen: In WinQD wurden 9 P-Seminare eingerichtet, in ASV nur 7.
• Der Kurs soll nicht berücksichtigt werden. In diesem Fall muss nichts getan werden, SPE wird den Kurs beim Erzeugen der Beschreibungsdateien übergehen.
4. Der Kurs ist in ASV und in WinQD erfasst, die aus ASV ausgespielte Lehrkraft stimmt jedoch nicht (häufig werden in ASV für die vorläufige Unterrichtsübersicht Lehrer als "Platzhalter" eingetragen). In diesem Fall kann man mit der Schaltfläche nur Lehrer übernehmen das in das Feld Lehrer eingetragene Kürzel für den markierten Kurs eintragen. SPE übernimmt die Eingabe sofort in die Maske. Über die Schaltfläche nur Fach kann auch das Fach verändert werden.

Nachdem alle Kurse angepasst sind, können die Beschreibungsdateien mit der Schaltfläche Kollisionsmatrix erstellen erzeugt werden. Es werden folgende Dateien ausgespielt:

• Kollmatrix.spm:    Welche Kurse können nicht gleichzeitig stattfinden, weil sie gemeinsame Schüler enthalten?
• kol11opt.spm und kol12opt.spm:    Welcher Schüler belegt welche Kurse? Dies ist für die Stundenpläne der Schüler (insbesondere für deren Optimierung) wichtig.
• Kurszahlen11.spm und Kurszahlen12.spm:    Wieviele Schüler enthalten die einzelnen Kurse? Dies ist für die Raumzuordnung wichtig.

Die Schaltfläche Abbruch schließt den Dialog ohne die vorgenommenen Veränderungen zu speichern. Die Schaltfläche Kurszuordnung speichern speichert die vorgenommenen Zuordnungen in der Datei LDQD.spe ab. Beim nächsten Aufruf des Dialogs stehen sie wieder zur Verfügung. Wenn man die Zuordnung neu beginnen möchte, muss die Datei von Hand gelöscht werden.

Gelegentlich kommt es vor, dass zwei Kurse nur wegen eines oder zwei Schülern kollidieren. Würde man die betroffenenen Schüler aus einem der beiden Kurse herausnehmen und in einen Parallelkurs verschieben, könnte die Kollision vermieden werden. Um solche Fälle frühzeitig erkennen zu können, kann ein entsprechender Dialog zum Schülertausch über die Schaltfläche Kollisionen vermeiden aufgerufen werden.

Es ist wichtig, dass die Angleichung der Kurse vor dem Menüpunkt Datensatz aus ASV-Daten erstellen aufgerufen wird, da ansonsten die Oberstufenunterrichte nicht in die SPM-Dateien übernommen werden.

Für Experten:

Dieser Dialog nimmt Änderungen an folgenden Beschreibungsdateien vor: Kollmatrix.spm, kol11opt.spm, kol12opt.spm, Kurszahlen11.spm, Kurszahlen12.spm, LDQD.spe

Kurswechsel vollziehen

Gelegentlich wird es erforderlich, dass ein Schüler aus einem Kurs nachträglich herausgeht oder in einen Kurs eintritt. Dies kann man mit diesem Dialog bewerkstelligen.

Zunächst wird die betroffene Jahrgangsstufe gewählt. Anschließend kann in der rechten Liste ein Kurs markiert werden. Die Teilnehmer dieses Kurses werden dann in der linken Liste angezeigt. Wählt man einen Schüler aus, so erscheint er im Feld unten links. Nur so selektierte Schüler können nun über die Schaltfläche aus markiertem Kurs entfernen aus einem Kurs herausgenommen, oder über die Schaltfläche in markierten Kurs aufnehmen in einen Kurs eingeteilt werden. Ist die Änderung nicht möglich, erscheinen entsprechende Fehlermeldungen:

Über Kurszuordnung speichern werden die Änderungen in die Beschreibungsdateien übernommen. Danach sollte die Kollisionsmatrix neu erstellt werden.

Für Experten:

Dieser Dialog nimmt Änderungen an folgenden Beschreibungsdateien vor: kol11opt.spm, kol12opt.spm, Kurszahlen11.spm, Kurszahlen12.spm, LDQD.spe

neuen Oberstufenschüler erfassen

Kommt während des Schuljahres ein neuer Oberstufenschüler dazu, stimmt die Kollisionsmatrix nicht mehr. Man sollte daher den Schüler über diesen Dialog erfassen.

Zunächst wird die betroffene Jahrgangsstufe gewählt. Anschließend kann in der rechten Liste ein Kurs markiert werden. Die Teilnehmer dieses Kurses werden dann in der linken Liste angezeigt. Dies ist hilfreich, um z. B. den kleinsten Parallelkurs eines Faches auszuwählen oder den Kurs, in dem Freunde des neuen Schülers sitzen. Der Name des neuen Schülers wird in das Feld unten links eingegeben (im Screenshot: Hugo Boss). Anschließend kann der neue Schüler in Kurse aufgenommen oder aus ihnen wieder entfernt werden. Bitte achten Sie darauf, dass der Name des Schülers nicht bereits für einen anderen Schüler vergeben sein darf. Ist die Änderung nicht möglich, erscheinen entsprechende Fehlermeldungen:

Über Kurszuordnung speichern werden die Änderungen in die Beschreibungsdateien übernommen. Danach sollte die Kollisionsmatrix neu erstellt werden.

Für Experten:

Dieser Dialog nimmt Änderungen an folgenden Beschreibungsdateien vor: kol11opt.spm, kol12opt.spm, Kurszahlen11.spm, Kurszahlen12.spm, LDQD.spe